Wie eine professionelle Aktennotiz schreiben?

Wenn man z.B. gerade in einem Telefongespräch was Interessantes erfahren hat, was in einem bestimmten Vorgang in dem Unternehmen nützlich sein kann, sollte man eine kurze Aktennotiz erstellen. Eine Aktennotiz ist eine empfehlenswerte Lösung, weil alle, die an dem Vorgang teilnehmen, sie schnell studieren können.

Eine Aktennotiz muss eigentlich keine bestimmte Form haben. Allerdings sollte sie entsprechende Informationen enthalten. Es handelt sich vor allem um folgende Daten:

- Verfasser;

- Firmenabteilung;

- Datum;

- Verteilerliste;

- Betreff.

Aktennotizen kann man sowohl mit der Hand als auch mit dem Computer erstellen. Weil es nur um eine kurze informative Notiz geht, kann man sich eine Vorlage vorbereiten, die man später nur mit entsprechenden Daten ergänzt. Jede Aktennotiz sollte relativ kurz sein. In der Praxis bedeutet das, dass man in jeder Notiz dieser Art Sachverhalte möglichst deutlich und klar beschreiben sollte. Es handelt sich doch um eine Dokumentation von einem bestimmten Ereignis. In der Aktennotiz gibt es keinen Platz für Füllwörter oder Floskeln.